Jak przygotować się na spotkanie biznesowe?

spotkanie biznesowe
Unsplash.com

Na początek sprawdź, z kim się spotykasz. Dowiedz się, co to  za firma i od jakiego czasu działa na rynku. Sprawdź  KRS i KRD. To bardzo istotne informacje, od których warto zacząć przygotowania. Jeżeli jednak jest to nowa firma lub małe przedsiębiorstwo, które dopiero się rozkręca, nie znajdziesz zbyt wielu informacji. Warto jednak sprawdzić w Google, chociaż samą osobę kontaktową. 

Potwierdź obecność

Potwierdź godzinę, datę i miejsce spotkania. Jeżeli dostaniesz od klienta maila z informacją o dacie i miejscu spotkania, wypada na niego odpisać. Jeśli klient ma swoje biuro i zaprasza Cię właśnie tam, nie ma żadnego problemu. Wystarczy do niego dojechać. Problem jednak może wystąpić, gdy klient nie ma stacjonarnego biura lub jest z innego miasta. Jeśli Ty też nie masz biura, spotkaj się z klientem w jakiejś niedużej, zacisznej, lokalnej kawiarni. Upewnij się tylko, że muzyka nie gra zbyt głośno, a stoliki nie stoją zbyt blisko, wtedy będziesz mógł bez problemu porozmawiać ze swoim klientem.

Zadbaj o profesjonalny wizerunek!

Jeśli wybierasz się na spotkanie z klientem, warto pamiętać o kilku szczegółach. Przede wszystkim zadbaj o wyprasowaną i niepoplamioną koszulę. Nie musisz oczywiście przychodzić w garniturze lub w garsonce. Sprawdź, jaki jest dress code w danej firmie. Najlepiej, abyś się do niego dostosował. Staraj się wyglądać schludnie i skromnie. 

Bądź punktualny

Spóźnianie się w ogóle nie wchodzi w grę. To bardzo nieprofesjonalne i od razu klient się do Ciebie zrazi. Jeśli wiesz, że się spóźnisz, daj znać odpowiednio wcześniej. Nie odwołuj też spotkania na ostatnią chwilę. Zaplanuj dojazd wcześniej, dzięki czemu nie będziesz się stresować, że nie zdążysz.

spotkanie z klientem
Unsplash.com

Przygotuj pytania

Przygotuj sobie wcześniej listę pytań. Zadasz je  klientowi na spotkaniu. Mogą dotyczyć tego, czym się zajmuje, jaki ma zakres usług i produktów, do jakich klientów próbuje dotrzeć i co w ogóle chce osiągnąć. Spytaj o konkurencję, o to, co wyróżnia jego firmę na rynku, czy są jakieś unikalne cechy i wartości, które można zaproponować klientom. Zapytaj o dotychczasową identyfikację wizualną.

Przygotuj się na pytania

Przygotuj się na pytania o to, jak szybko zrealizujesz usługę i ile będzie ona kosztowała. Nie rzucaj słów na wiatr. Zadeklaruj wysłanie maila z harmonogramem prac. Przygotuj się na pytanie o portfolio. Najlepiej, abyś przygotował go na spotkanie. Ponadto powinieneś nauczyć się opowiadać o swoich metodach pracy.

Pomyśl o prezentacji

Może być to prezentacja w PowerPoint lub PDF. Umieścisz w niej kilka swoich dotychczasowych prac. Zawrzyj w niej zakres usług, które oferujesz i kilka słów o sobie. Możesz też ją wysłać po spotkaniu jako podsumowanie wszystkich wniosków. Klienci mogą Cię też spytać o sposób rozliczania, w jaki sposób przekazywane są prawa autorskie  i w jakim zakresie. Mogą Cię też zapytać o podpisywane umowy. Często pytają, czy muszą zapłacić jakieś zaliczki. Przygotuj się profesjonalnie do odpowiedzi na te pytania.

Nie przynudzaj

Nie prowadź monologu. Pamiętaj, że nie przedstawiasz maturalnej prezentacji. Po prostu rozmawiaj, pytaj i żartuj. Niech będzie to luźna, a nie sztywna rozmowa. Jeśli widzisz, że klienta nie interesuje temat, który właśnie poruszasz, po prostu przejdź do kolejnego. Nie ma w tym nic strasznego. Bądź elastyczny i dostosuj się do swojego rozmówcy.

Nie bój się nie wiedzieć

Nie bój się przyznać, że czegoś nie wiesz albo po prostu nie pamiętasz. Dużo lepiej będzie, gdy później sprawdzisz informacje i wyślesz je na maila niż opowiadać głupstwa. 

Notuj

Notuj na spotkaniu wszystkie ważne informacje. Weź ze sobą notatnik i długopis lub laptop. Wtedy o niczym nie zapomnisz. Po spotkaniu najlepiej na spokojnie je przeanalizuj i wyciągnij wnioski. Możesz je później też wysłać klientowi. 

Podziękuj za spotkanie

Po spotkaniu podziękuj klientowi mailowo lub telefonicznie za poświęcony czas. Możesz też wysłać podsumowanie spotkania na maila. Zadbaj o profesjonalny wizerunek i stwórz punkt wyjścia do kolejnych rozmów. Wyślij też dokładny harmonogram prac i wycenę projektu. Możesz również dołączyć wzór umowy (jeśli klient nie ma swojej i poprosił o przygotowanie), dodatkowe informacje, płatnościami zaliczek i terminami. 

Nie bój się odmawiać

Jeśli coś nie jest tak, nie bój się odmawiać. Zawsze możesz zrezygnować po spotkaniu ze współpracy. Nie powinieneś traktować każdego spotkania jako wielkiej szansy na milionowy projekt.